Главная/

Маркетинг /

Выставочная деятельность и Public Relations

публику, подкинуть ей что-то новое, повернуть товар другой стороной.

Следует помнить, что большее число покупателей консервативны и не склонны тратить деньги не разобравшись. Показав "изюминку", убедив в значимости и необходимости вашей продукции вы завоюете свою "нишу".

Как и в "беспроигрышных" лотереях на выставке четко работает правило 1:4. Это значит что ОДИН покупатель, остановившийся около вашего стенда - это ЧЕТЫРЕ потенциальных клиента (его друзья, родственники, знакомые, сослуживцы не попавшие с ним на выставку). Своего рода эффект "цепной реакции".

Многие факторы работают на вас при более тщательной подготовке: вы показываете лучшие образцы того что у вас есть, вы легко и уверенно пробуете совершенно новые модели (изучая реакцию на них) не боясь попасть впросак, вы встречаетесь на "нейтральной территории" и не давите на клиента, ЗАСТАВЛЯЯ сделать выбор. В конце концов вы видите перед собой всех ваших конкурентов и можете на месте их сравнить.

Красочно (но не пестро) и качественно оформленный стенд, создадут в памяти посетителей четкую ассоциацию с образом вашей фирмы. Корректный, приветливый персонал создадут непринужденную обстановку и желание иметь с вами дело. Грамотное освещение и музыка (как вариант) привлекут всеобщее внимание (возможно даже телевизионщиков, а это шанс бесплатной рекламы) и заставят умереть от зависти конкурентов. Ходовой товар и умение его продать обеспечат постоянную деловую активность и капиталооборот.

ПОМНИТЕ!!! Нельзя участвовать в выставке только потому, чтобы занять стенд и "участвовать".

Выставочный бизнес - это громадный, яркий, эффектный спектакль с одной стороны. И тяжелая, кропотливая, ежедневная работа с другой. Приемы PUBLIC RELATIONS улучшают ее содержание, делают ее осмысленной и значимой. Помните, что важную роль играет КАЖДАЯ МЕЛОЧЬ. Вам как руководителю нужно учитывать все факторы: ГДЕ проводиться выставка (местоположение критично к масштабу, представительности и количеству вероятных посетителей); КОГДА (по срокам - выставочный пик приходиться на середину ноября и конец января); КЕМ (давно ли организаторы занимаются этим бизнесом, хорошо ли они известны).

Обязательно задумайтесь о целевой группе воздействия (ДЛЯ КОГО вы собираетесь участвовать в выставке). Ну и в конце концов СКОЛЬКО это потребует ДЕНЕГ (достаточно ли средств у фирмы на это серьезное и ответственное мероприятие в финансовом плане, нужно ли вам это).

Исходя из всего сказанного - принятие решения сложная задача с многими неизвестными. Результат решения которой к тому же может быть еще растянут и по времени (после публикации в центральной газете рекламы одной строительной фирмы, письма с просьбами о дополнительной информации приходили в течении 2-х с половиной месяцев.)

II.

Предположим, что Exhibition Team поработала на славу, вся необходимая информация была представлена полно и вовремя. Руководство компании, изучив состояние рынка, приняло решение об участии в выставке.

Теперь, когда окончательно ясно "куда мы движемся", можно приниматься за конкретные действия. В идеальном случае (достаточно богатой и сильной компании) для достижения наибольшего эффекта желательно где-то за месяц начать проведение рекламных мероприятия (вроде радиорекламы, видеороликов, обьявлений в газетах) чтобы заинтересовать публику, заинтриговать ее, вызвать желание прийти и посмотреть на выставку самому, раз все об этом говорят. (Забегая вперед, скажу, что рекламную кампанию нужно продолжать и после окончания выставки, чтобы удержаться на пике внимания и интереса.)

Единственное "НО" - такой вид рекламы очень дорог. Поскольку рекламируется "ничто" - не фирма и не товар, а выставка - то только богатые компании могут себе позволить выбросить в эфир тысячи долларов.

Большинство фирм публикует ряд материалов в центральных и специализированных изданиях. Как правило этого достаточно.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов: после определения цели, до выставки и на период выставки составляются: план деятельности (activity plan); назначаются ответственные лица (contact persons); определяется порядок организационных мероприятий и программ (organization & programs); учитываются возможные потребности в дополнительных силах и материалах (applications & materials); план выставки (exhibition & stand map); базовые расходы (costs согласно текущим расценкам). После окончания выставки проводится учет и анализ прошедших событий (summary & statistics) и делаются выводы для использования в дальнейшем (experience).

ACTIVITY PLAN: При подготовке, составление данного пункта просто -------------- необходимо. Здесь указываются все основные детали относительно будующей выставки, это своего рода костяк дальнейших действий. В Activity Plan ДЕТАЛЬНО расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

MATERIAL: В качестве одного из приложений к Activity Plan прилагается --------- подробный список вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования. Подробнее о содержании анкеты см. ниже.

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов. Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом фирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом продукции. Многие компьютерные и строительные фирмы используют в своей практике такой способ приглашения специалистов, известных лиц, бизнесменов.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. (пример ЗАЯВКИ-КОНТРАКТа см. в ПРИЛОЖЕНИИ 3)

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество. Так, например, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного