←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5
неожиданные вещи. Есть также масса примеров банальной кражи уникальных экспонатов (все лучшее - на выставку) обычными рабочими, имеющими к ним доступ. Хотя зачем спрашивается они им нужны?
Это может случиться с каждым, в том числе и с вами! Не будьте уверены ни в чем, что от вас не зависит! Постоянно контролируйте процесс монтажа/демонтажа экспонатов!
Во время подготовки к выставке самый критичный фактор - ВРЕМЯ! Которого постоянно не хватает. Естественно, иметь 100% уверенность во всем невозможно, но попытка предусмотреть "двойной запас прочности" никогда не оказывалась лишней. Как бы смешно это не звучало, будьте начеку! Согласитесь, что мало смешного будет когда выясниться, что вы забыли визитки (и подвели шефа) или неверно направленные лампы полностью отсвечивают главный плакат с девизом фирмы. Про случай, когда двое сотрудников одной фирмы прошляпили день недели и опоздали на стенд на полдня, хотелось бы просто умолчать. "НА ВСЯКИЙ СЛУЧАЙ", убедитесь ЕЩЕ РАЗ, имеется ли еда и рекламные проспекты в необходимом количестве на стенде, запирается ли вспомогательная комната на замок, подходит ли вилка кофейника к розетке.
Когда вы все это сделаете - вам не нужно будет об этом беспокоиться. Вы сможете спокойно и плодотворно работать, посвящая все свое внимание клиентам.
На период выставки РАСПИШИТЕ распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Обратите особое внимание на одежду. Разные фирмы используют разную стратегию чтобы оставить о себе хорошее впечатление. Это может быть абсолютно одинаковая для всех фирменная униформа с символикой, кепочки, значки, ручки. Или контрастная одежда. Решите заранее ЧТО ЕЩЕ интересует вас на выставке? Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.
С другой стороны, понимание стендистом политики фирмы не гарантирует грамотного ее проведения. Обратите внимание ваших сотрудников на следующие тонкости: Существуют несколько основных типов клиентов - постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры, бездельники и зануды, любители "халявы" и выпивки, жалобщики, "шпионы". С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения. Постоянные заказчики и важные персоны должны получать МАКСИМУМ внимания и заботы. Завязав однажды контакт, поддерживайте его на уровне. Многие бизнесмены охотнее делятся информацией в "кулуарах", при "случайной встрече старых знакомых". Студенты и стажеры в основном нуждаются в информации (иногда сверх меры) для самоизучения. "Халявщики" и жалобщики попытаются вовлечь сотрудников стенда в бесплодную дискуссию от которой глаза моментально станут квадратными. Отправляйте их восвояси без колебаний. Но вежливо! УВЕРЕННО И ВЕЖЛИВО. Не показывайте им что они вас совершенно не интересуют и вы только и думаете как от них избавиться. Используйте гибкую, изматывающую противника тактику - передавайте ТАКОГО "клиента" друг другу. Пусть им занимаются все и, одновременно с тем, никто. Реультат гарантирован. Для другой категории слушателей - шпионов - есть единственный выход: заметив, что у вас пытаются вытянуть как можно больше ценной информации переведите разговор на самую серьезную деловую основу. Сразу станет ясно кто перед вами. Шпион, не владеющий полномочиями вести переговоры моментально утратит к вам интерес и попытается удалиться. (при желании его конечно можно помучить подольше, не отпуская, но это уже другая история).
Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по обьему и нудной по содержанию. Вас интересует только ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.
RESULT ANALYSIS
По окончании очередной выставки, Exhibition Team может вздохнуть с облегчением взять двухдневный тайм-аут (если бы так... 8-)))) ) и опять энергично приняться за дело. Зачем? - спросите вы. А как же анализ результатов проведенной работы? Расширение контактов с потенциальными клиентами, заинтересованными экспозицией, учет затраченных средств и розданных материалов.
По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы: (см. пример ниже)
Статистика стоимости и количества материалов по нескольким выставкам:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
total 6500 3200 4400 2700 1900 10500
rent 5500 2900 3100 2000 1300 8700
-----------------------------------------------------------------------------
material 3000 2500 3000 3500 800 9000
given out
total 5000 4000 4000 4500 1200 15000
visitors
registered 70 90 130 ?? ?? 370
visitors
За полугодие или год составляется общий обзор по всем выставкам COSTS, с учетом видов затрат (сколько ушло на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала, etc). В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать сколько стоила перевозка (скажем двух контейнеров) или монтажные работы не в процентном, а денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставке к выставке.
(пример % отношений стоимости услуг см. ниже):
Процентное отношение расходов к стоимости выставки:
аренда транспортировка накладные расходы прочее
2) 85% 7% 5% 3%
3) 78.5% 8% 10.5% 3%
4) 44% 21% 30% 5%
5) 63% 12% 18% 7%
6) 61% 17% 16%
←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5