Главная/

Микроэкономика, экономика предприятия, предпринимательство /

Организация работы секретаря

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО НАУКЕ, ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ

И ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет управления

Кафедра документоведения

и организациия делопроиз-

водства

КУРСОВАЯ РАБОТА

по делопроизводству

Тема: "Организация работы секретаря"

студентки 3 курса

заочного отделения

<..............>

Москва, 1993 г.

.

- 2 -

В В Е Д Е Н И Е

Достижение науки и техники, бурное развитие научнотех-

нической революции, воздействующие на всю сферу человечес-

кой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования уп-

равления, стиля и методов работы, повышения качества и

эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон

управленческой деятельности: от того, как работает руково-

дитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие

"стиль руководителя" включается его способность организа-

вать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прис-

лушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам,

понимание чувств других людей. На стиль руководителя в от-

дельной степени влияет работа его секретаря.

Можно без приувеличения сказать, что качество и эффек-

тивность работы аппарата управления во многом определяется

умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязаннос-

ти, освободить руководителя от нерациональной затраты вре-

мени на выполнение технически функций.

По сути дела, секретарь является координирующим цент-

ром конкретного структурного подразделения, что на практике

означает полную осведомленность о местонахождении лиц свое-

го подразделения, правильное оформление переписки, подго-

товку организацию телефонных разговоров. Все это особенно

необходимо для оперативного выполнения срочного задания ру-

ководства определенным должностным лицам закрепленного под-

разделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в

компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно

участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь

личные качества секретаря, такие, как энергичность, само-

дисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелатель-

ность, чувство справедливости, наряду с личным обоянием иг-

рают большую роль. Секретарь является связующим звеном

между своим руководителем и подчиненными. Секретарь предс-

тавляет руководителя также и перед другими учреждениями, и

по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее ор-

ганизации.

- 3 -

Механизация и автоматизация управленческого труда тре-

буют от секретаря постоянного повышения своей деловой ква-

лификации, более глубоких знаний технологии конторского

труда, делопроизводства.

Одним из путей обеспечения высокой эффективности рабо-

ты аппарата управления является правильная организация ра-

работы такой массовой категории вспомагательных сотрудников

как секретари. Однако в этой области необходимо отметить

существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря

сводится главным образом к освоению технических навыков -

стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной ор-

ганизации работы секретаря, различные психологические ас-

пекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые

навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной

практической работы методом "проб и ошибок".

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров

индивидуального пользования, мощных средств автоматизиро-

ванной обработки текста и графической информации, высоко

эффективных устройств ее хранения и поиска, современных

средств связи и сетей электронно-вычислительных машин поз-

воляют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах

создания электронной конторы будущего .

Может быть, при таком уровне развития техники уже не

имеет существенного значения организационные и психологи-

ческие аспекты труда служащих, и техника способна решить

все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководите-

ля и секретаря.

Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной тех-

ники решаются лишь вопросы автоматизации информационных

процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются

формализации. Значительно труднее формализовать процессы и

связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь

предпринимаются попытки использования достижений современ-

ной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой

деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых реше-

ний. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере

управления оказывают и психологические аспекты взаимоотно-

шения людей. Предпринимаются попытки перестройки организа-

ционной структуры ряда фирм США с использованием подхода к

управленческому труду, как к процессу обработки информации.

- 4 -

С помощью создания автоматизированных центров обработки ин-

формации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих

и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неу-

добства работы для руководителей высшего и среднего звена

при замене личных секретарей централизованной службой под-

готовки и обработки информации. В результате были вынуждены

вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является

комплексный подход, основанный на совместном использовании

достижений современной техники, рациональной организации

труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

.

- 5 -

ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ

Способность отделить главное от второстепенного в ра-

боте часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит

к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перег-

ружены потоком неудобоваримой информации.

Эту проблему секретари решают путем выявления смысла

работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того,

чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.

Главное в любом деле можно найти только обладая